日前，山东省某市市委办公室启用了智能公文交换管理系统，采用先进的信息化手段、计算机网络，智能交换箱把纸质公文运转管理纳入统一平台，实现纸质公文运转信息化管理模式，不但有利于纸质公文投递精准化、交换高效化、服务优质化，更是市委办公信息化的实际需要，同时也是信息化条件下纸质公文运转科学发展的必然要求。

在此之前，该市委公文交换站采用原始手工交换方式，存在多种弊端，具体体现在纸质公文的收发业务采用登记簿登记、“面对面”签收、交接的工作模式。由于文件流转量大，以手工方式进行各类文电的登记签收，在实际工作过程中难免存在着责任不清、登记不准确、效率不高、劳动强度大、保密安全性差、查询统计困难等诸多不便之处。

随着市委机关公文的业务处理、管理逐步细化和深入，目前的传统工作模式在业务处理、工作责任划分、公文管理多方面都已力不从心，不能适应现代信息化的办公要求。因此，采用现代化信息技术建设市委机关公文智能交换系统已经成为必要的发展手段。

智能公文交换系统的建设实现了以下功能：

（1）利用系统完成机要文件的登记。

（2）利用智能文件交换箱实现文件的智能交换，提高文件交换的时效性、准确性。

（3）实现安全有效地自动签收登记。

（4）对文件收发交换进行有效地全程监控。

（5）建设统一的信息系统支撑平台，并为进一步扩展业务保留平滑发展空间。

（6）公文智能交换系统将预留相关的接口和规则，以便未来实现与省委交换站公文交换系统的有效衔接。