公文交换系统就是指的电子公文交换系统，是一个信息化公文交换平台，实现公文交换过程中的电子化制作、电子签章、电子化分发、接收等功能。公文交换系统存在的意义有哪些？

办文是党政机关、军队等单位的重要工作之一。办文的效率与质量直接影响着公文的安全流通。在传统的纸质公文交换与传输模式下，组织往往需要面临重重考验。

    公文交换系统为了实现远程公文传输，支持集中式和分布式的公文交换模式，实现公文跨单位组织的安全、有秩序地互联共享，并能自动收集不同办公系统对电子公文的处理状态。

    公文交换系统能够与其它自动办公系统和管理系统集成，具有高度的系统兼容性和伸缩性，是一个实用、安全、高效的政务应用平台。

    公文交换系统中采用的加密体制包含了对称密钥的体制，也包含了基于公钥的体制，这样做的主要目的是为了在不同的系统应用中来使用不同的手段来进行加密。

    随着信息化技术的不断发展以及电子政务的广泛推进，在线化、智能化的公文交换系统管理方式成为组织管理公文事务的重要手段。