公文交换系统，通常是指的电子公文交换系统，是一个信息化公文交换服务平台，公文交换系统开发使用了先进的计算机技术、互联网技术科技、版式文件、电子公章、信息网络安全监控、中间件等技术，保持公文交换过程中的数字电子化制造、电子印章、数字电子化派发、接受等基本功能，替代了传统式的公文交换传输方式，保持无纸化、自动化的电子公文交换。公文交换系统基本建设，可保持公文传递的标准化、规范性，保证在组织团体内保持安全、高时效地电子公文传输。

传统式的信函、传真、邮递的公文交换传输技术，不但文件传输时间长、工作效率低、成本相对高，没法即时处理变化的公文信息、资料，并且没法保证安全；与此同时，在无形之中增加了政府相关工作人员的工作负荷。建立在计算机、网络、通信技术基础上的电子公文交换系统打破了时空界线，保持公文的高效快捷传输。

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