公文交换系统，通常是指的电子公文交换系统，这是一个信息化建设公文交换平台，公文交换系统研发并应用了比较先进的计算机软件技术、互联网科技、版式文件、电子印章、信息安全监控、中间件等新技术，完成公文交换过程的电子化制作、电子签章、电子化分发、接收等服务，替代了传统意义上的公文交换数据传输方式，完成无纸化、自动化的电子公文交换。公文交换系统建设，可以实现公文传递的标准化、规范化，确保在组织机构团体内完成安全、高时效地电子公文传输。

传统意义上的信件、传真、邮寄的公文交换传输方式，不但文件传送时间久、效率低、费用高，不能及时解决变动的公文信息、资料，并且不能保证安全；与此同时，在无形之中增强了相关工作人员的工作强度。建立在计算机、网络、通信技术基础上的电子公文交换系统打破了时空界限，完成公文的高效快捷传输。