与过去对纸质文件的审阅方式相比，利用公文传办系统处理收发文件及共享信息资源能够节约很多纸张，减少办公成本。领导可直接在公文传办系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费很多纸张的问题；而且，电子文件在公文传办系统上可同时向多人传阅，减少了文件传阅的周期，避免了纸质文件丢失的可能性。公文传办系统的信息传递、日程安排等功能模块，极大地提高了员工之间的协作效率与沟通协调能力，打造了凝聚力较强、工作效率较高，而且有着快速反应能力的优秀团队。利用设立工作论坛等模块，更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动，员工之间相互之间取长补短，共同学习，共同进步，推动了业务水平的提高，提高了团队合作精神。